being qua being

情報的な何かと政治的な何か

Google Apps for Buisinessでとっても簡単に問い合わせメールを管理する

問い合わせメールの管理は大変だ。
メールフォームなども便利だが、メールアドレスを公開することも一般的に行われている。
(住所みたいなものだから信頼があるのだろうか)

会社用のドメインで「info@〜〜〜.com」というアドレスを作り、担当者に転送されるように設定するのも悪くないが、
Google Appsではグループ機能というものがあり、アドレスを複数のメンバーで共有することができるのだ。
つまりいちいちメールアドレスを作らなくても、その目的毎にグループを作ると一つのメールアドレスが割り振られ、それを参加者全員で使って議論をしたり、外部からの問い合わせを共有したりすることが可能になる。

これまでの問い合わせメールアドレスを作る方法では、担当者が複数存在する時にその担当者をCCに入れるため、
同じ回答を行ったり、処理が完了したことを連絡していた。しかし、これではCCの入れ忘れや返信忘れなどが生じてしまう。

Google Appsのグループ機能を使えば問い合わせ一つに対して、スレッドが一つできるので、問い合わせに対して返信したか否か、誰がどんな内容を返信したか、を一目で確認することが可能になる。

この機能は本当に助かるのでコミュニケーション担当者の人は社長にGoogle Appsの導入を直訴すべきだろう。
なお、設定を公開しないと外部の人からの問い合わせメールが届かないことになるので、この設定はしないといけない。

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